Phương pháp Kaizen: Công cụ cải tiến liên tục

Ngày đăng: 16/03/2018 13:51

Kaizen

Kaizen là một công cụ trong quản lý được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” ~ “thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” – “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”. Cốt lõi của Kaizen đó là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn bằng qui trình được thực hiện liên tục: xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi tiêu chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc.

Kaizen được phát triển dưa trên triết lý sức sáng tạo của con người là vô hạn và có thể được áp dụng đối với mọi cấp độ trong tổ chức thông qua hình thức khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.

Để thực hiện phương pháp Kaizen thành công đòi hỏi các cấp trong tổ chức phải cam kết và nỗ lực liên tục để thực hiện những cải tiến nhỏ trong thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật Bản thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc các chương trình có sự tham gia của nhân viên. Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

VNPI - Hồ Chí Minh - Phương pháp Kaizen - Công cụ cải tiến liên tục
VNPI – Hồ Chí Minh – Phương pháp Kaizen – Công cụ cải tiến liên tục

Đặc điểm của Kaizen

  • Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc;
  • Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí;
  • Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo;
  • Nhấn mạnh hoạt động nhóm;
  • Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu.

Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến. Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quá trình. Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi. Định hướng theo quá trình được áp dụng khi áp dụng các chiến lược Kaizen khác nhau như: PDCA (Plan – Do – Check – Act), SDCA (Standardize – Do – Check – Act), QCD (Quality, Cost and Delivery), JIT (Just In Time)…

Các chương trình Kaizen cơ bản:

  • 5S: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, Săn sóc” và “Sẵn sàng” được áp dụng để xây dựng môi trường làm việc gòn gàng, khoa học và sạch sẽ.
  • KSS hay Hệ thống khuyến nghị cải tiến nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các khuyến khích về tài chính và phi tài chính.
  • QCC hay Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc tự phát triển, đào tạo và Kaizen trong nơi làm việc.
  • JIT hay Vừa-đúng-lúc là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất, là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ thống được ông Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
  • 7QC hay 7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, bao gồm: phương pháp phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.

Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

  1. Lựa chọn chủ đề
  2. Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
  3. Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
  4. Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
  5. Thực hiện biện pháp
  6. Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
  7. Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
  8. Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu.

Lợi ích hữu hình:

  • Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;
  • Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.

Lợi ích vô hình:

  • Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;
  • Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;
  • Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;
  • Xây dựng nền văn hoá công ty.

Mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc đều có thể áp dụng phương pháp cải tiến Kaizen.

 

VIỆN NĂNG SUẤT VIỆT NAM – CN HỒ CHÍ MINH

TÀI LIỆU KHÁC