ISO 41001 – Hệ thống quản lý cơ sở vật chất của tổ chức

Ngày đăng: 06/06/2019 09:42

Mỗi tổ chức dù lớn hay nhỏ, không phân biệt ngành nghề, loại hình, đều cần phải quản lý hiệu quả về cơ sở vật chất (FM) phục vụ cho hoạt động cốt lõi của mình là sản xuất kinh doanh hay cung cấp dịch vụ.

Các thách thức đối với nhà quản lý cơ sở vật chất là:

  • Duy trì và tăng tuổi thọ của cơ sở, thiết bị
  • Kiểm soát chi phí, giảm chi phí với các ràng buộc ngân sách
  • Tăng an ninh và khả năng sẵn sàng đối phó với tình huống khẩn cấp
  • Tăng hiệu suất năng lượng tiêu thụ, giảm lãng phí
  • Phù hợp nhanh với sự thay đổi về quản lý, về tổ chức
  • Tuân thủ các yêu cầu Luật định và chế định

Tháng 04/2018, Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hoá (ISO) đã ban hành tiêu chuẩn ISO 41001:2018 đưa ra các yêu cầu và hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý cơ sở vật chất – Facility Management System (gọi tắt là FMS).

Theo ISO 41013:2017, dịch vụ cơ sở vật chất (facility services) bao gồm:

  • Quản lý bất động sản hoặc cung cấp không gian (ví dụ: nhà máy, văn phòng, phòng thí nghiệm, lớp học, bệnh viện, cửa hàng, kho, trung tâm dữ liệu, sân bay, khách sạn, bảo tàng, sân chơi, đường nội bộ, bãi đậu xe, bãi cỏ, công viên …);
  • Quản lý cơ sở hạ tầng (ví dụ: đường, cầu, đập, kênh, đê, đường sắt và hệ thống giao thông);
  • Quản lý thiết bị và hệ thống (ví dụ: kết cấu linh kiện, đồ nội thất và thiết bị nơi làm việc, công nghệ thông tin và truyền thông, chiếu sáng, vệ sinh, sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí, thang máy, an toàn và giám sát, tự động hóa tòa nhà và quản lý thông tin, FM hỗ trợ máy tính, phương tiện vận chuyển đội tàu, hệ thống kinh doanh cụ thể chính);
  • Quản lý các tiện ích (ví dụ: điện, gas-khí đốt, dầu, năng lượng, không khí, xử lý nước …);
  • Quản lý an toàn, quản lý an ninh, phục vụ ăn uống, kiểm soát truy cập, quản lý đội tàu, dịch vụ lễ tân và khách, dịch vụ in ấn, dịch vụ xanh, dịch vụ mùa đông, quản lý sự kiện, v.v.;
  • Các dịch vụ cụ thể cho người sử dụng và khách hàng…
tiêu chuẩn ISO 41001 ra đời quản lý cơ sở vật chất
Tiêu chuẩn ISO 41001 ra đời giúp quản lý cơ sở vật chất

Những lợi ích chung của việc thực hiện FMS trong tổ chức như sau:

  • Sử dụng hiệu quả nhất các dịch vụ cơ sở vật chất khác nhau, giúp cải thiện hiệu suất và giảm chi phí của tổ chức.
  • Giảm xung đột giữa các nhà cung cấp dịch vụ bên trong và bên ngoài; Thông tin liên lạc rõ ràng và minh bạch với nhà cung cấp.
  • Tích hợp và phối hợp tất cả các dịch vụ hỗ trợ cần thiết, đảm bảo chất lượng và hiệu quả cũng như tính linh hoạt và khả năng thích ứng.
  • Thủ tục gia công hoặc thuê ngoài có hệ thống.
  • Kiến ​​thức và thông tin minh bạch về mức độ dịch vụ và chi phí, có thể được truyền đạt rõ ràng đến người dùng cuối để đảm bảo chất lượng đáp ứng yêu cầu.
  • Cải thiện tính bền vững của một tổ chức bằng cách thực hiện phân tích vòng đời cho các cơ sở vật chất và giảm thiểu rủi ro của tổ chức.
  • Một phương tiện để nâng cao danh tiếng của tổ chức và cách nó được cảm nhận bởi các bên liên quan và để cải thiện trách nhiệm của tổ chức đối với các cộng đồng mà họ phục vụ.

Xem thêm tại fanpage VNPI – Hồ Chí Minh

VIỆN NĂNG SUẤT VIỆT NAM – CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH

TÀI LIỆU KHÁC